私がクラウドを使い始めた頃は、「これでデータ管理が楽になる」と信じていました。
けれど、現実はその逆でした。
Google ドライブ、Dropbox、OneDrive──便利だからと、いろんなサービスにファイルを保存しているうちに、どこに何を置いたのかを、自分でも把握できなくなっていったのです。
気づけば、作業よりも「探す時間」のほうが長い日すらありました。
「クラウドって、便利なはずでは？」
そんな疑問が頭の中から離れず、私はクラウドの使い方そのものを見直すことにしました。
その結果、探す時間はほぼゼロと言っていいほど減りました。
この記事では、私が実際に行った“クラウド整理の方法”と、整理後に生まれた「探さない時間」について、できるだけ分かりやすくお伝えします。
クラウドが散らかると“探す時間”が増える理由
まず、クラウドが散らかるとどうなるのか。
これは私が身をもって体験したことです。
保存場所が増える＝探す場所も増える
クラウドは、保存できる場所が増えるほど便利だと思いがち。
しかし、保存場所が複数あると、探す場所も複数になるという落とし穴があります。
私は「一応こっちにも入れておこう」「念のため別のクラウドにもバックアップしておこう」と、思いついた場所に保存していました。
最初は安心感があったのですが、そのうち「どこに保存したのか分からない」という状況が増え、ファイルを探す時間がどんどん長くなっていったのです。
最新版がどれか分からなくなる
もうひとつ厄介だったのが、最新版のファイルが分からなくなる問題です。
たとえば、「記事案_修正」「記事案_修正2」「記事案_最終」など、同じようなファイル名が増えていき、どれが本当に最新版なのか分からなくなる。
これは地味ですが、日々の作業の中で大きなストレスになります。
“見つからない不安”が積み重なる
私は何度も、「あれ、どこに置いたっけ…」という時間を経験してきました。
探す時間が長くなると、集中力が途切れるだけでなく、「また探すことになるかも」という不安が積み重なっていきます。
これは、クラウドが散らかっているというサインです。
クラウド整理の３つの基本ルール
クラウド整理を始めた時、私はまず「どうやったら探す時間を減らせるか」を基準にルールをつくりました。
ここでは、その中でも特に効果が大きかった３つを紹介します。
① フォルダの役割を明確にする
私は以前、フォルダを感覚で作っていたため、フォルダの役割が曖昧でした。
そこで、クラウドのフォルダに“役割”を持たせるようにしました。
私が決めた役割は次の３つです。
- 作業中（今使っているもの）
- 保管（完成したもの）
- 素材（画像・テンプレートなど）
これだけでも、「どこにあるか分からない」という悩みが半分以上減りました。
② 日付と用途でルールを統一する
ファイル名は「日付＋内容」に統一しました。
- 2025-01-10_ブログ構成案
- 2025-01-21_画像素材
- 2025-01-30_領収書
ファイル名を統一するだけで、検索機能の精度が上がり、探す時間が大幅に減ります。
ちなみに「日付」とは、ファイルを作った日や編集した日を意味する数字のことです。
この日付があるだけで、時系列がひと目で分かります。
③ １つのクラウドに“軸”を決める
私は以前、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive をすべて同時に使っていました。
これは一見便利なようで、実は情報が分散してしまう原因になります。
そこで私は、「基本は Google ドライブに保存する」と軸を決めました。
軸を決めると、“まずどこを見るか”がわかるので、探す時間が一気に減ります。
他のクラウドは、バックアップ用途、大きなデータ用というように役割を分けて使うようにしました。
“探さない時間”をつくる整理ステップ
ここでは、私が実際に行って効果が大きかったクラウド整理の手順を具体的に紹介します。
① フォルダをしぼる
私はフォルダが多すぎて、逆にどこに入れればいいのか分からなくなっていました。
そこで、フォルダを３つにしぼりました。
- Work（作業）
- Store（保管）
- Temp（一時）
Temp は「仮置き場」です。
ダウンロードしたファイルはすべてここに入れ、週に１回だけ整理します。
これだけでも散らかりにくくなりました。
② 最新ファイルの置き場所を固定する
私が最も効果を感じたのは、「最新版は必ず Work に置く」と決めたことです。
これを徹底するだけで、「あれ、最新版どれだっけ？」という問題がほぼゼロになりました。
Work の中身は多くても10ファイルほど。
見渡せる範囲にしておくことで、探す手間がなくなります。
③ “お気に入り登録”を使う
クラウドには、多くの場合「スター」や「お気に入り」機能があります。
私はここに、よく使う資料やテンプレートをまとめました。
これにより、「どこだっけ」と探すことがなくなり、一瞬で目的のファイルにアクセスできます。
④ 自動同期を活かす
自動同期とは、パソコンとクラウドのデータを自動で一致させる仕組みのことです。
これを設定しておくと、ファイルの保存場所を気にする時間が減ります。
私は、パソコンの作業フォルダとクラウドの Work を同期させています。
作業したものはすべて自動でクラウドに保存されるので、探す手間も、保存ミスの不安もなくなりました。
まとめ──クラウド整理は“時短の投資”になる
クラウド整理は、一見地味に見えます。
でも、一度整理できると、毎日の探す時間は驚くほど減ります。
クラウド整理をしてから、私は次のような変化を感じました。
- 探す時間が激減した
- 仕事の集中度が上がった
- 「最新版が分からない問題」が消えた
以前の私は、1日に合計15〜20分は探していましたが、いまはほぼゼロです。
探す時間が減ると、作業の流れを止めずに済みます。
Work フォルダを固定してから、迷いがなくなりました。
クラウドは便利ですが、放っておくとどんどん散らかります。
だからこそ、クラウド整理は“時短の投資”だと思っています。
最初の一歩としては、まずひとつだけルールを決めること。
- 最新版は Work に入れる
- 日付＋内容で名付ける
- Temp を週１で空にする
このどれか１つでも十分変わります。
探さない時間が増えると、思考のノイズが減り、本来やりたいことに集中できるようになります。
